Como fazer um bom controle de estoque através de relatórios?

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controle de estoque - capa

*Guest post por Tiny.

O uso de relatórios pode ajudar sua loja na hora de manter um bom controle de estoque. Veja algumas sugestões de dados para você acompanhar

No varejo, seja ele online ou físico, o controle de estoque é fundamental para uma boa operação, pois evita erros, prejuízos e também facilita a tomada de decisões na hora das compras. 

Mas para que o controle de estoques seja assertivo, é bom contar com relatórios que facilitem essa rotina, normalmente disponibilizados por um ERP. Com ele, não é preciso analisar as informações em diversas planilhas onde os dados foram incluídos manualmente, mas sim, em um sistema organizado e com dados precisos.

O que é controle de estoque?

O controle de estoque é uma tarefa fundamental na gestão. Manter as quantidades dos produtos disponíveis sempre corretas e atualizadas faz com que a empresa tenha exatidão em todas as decisões que precisar tomar com base nesses dados.

Para um controle de estoque eficiente, sempre que uma mercadoria entra na empresa através de compras com fornecedores, ou sai através de vendas ou avarias nos produtos, é preciso atualizar as quantidades. Assim, sempre que precisarem ser consultados, os relatórios de estoques ou as planilhas de produtos estarão corretos.

Para que esta atualização seja feita de forma automática, é importante utilizar um ERP. Com ele, as quantidades são alteradas após cada movimentação feita no sistema, como inclusão de Nota Fiscal de entrada ou saída. Além disso, se a empresa utilizar canais de venda online, como marketplaces e loja virtual própria, os estoques são atualizados automaticamente, sem precisar acessar cada produto para informar novas quantidades. 

Controlar o estoque é isso. Manter as quantidades de cada item sempre atualizadas e reais, para que a operação possa fluir sem problemas. Mas como o ERP pode ajudar nessa rotina e torná-la mais eficiente? Através de relatórios. 

controle de estoque - interna

Os relatórios de estoque em um ERP 

Cada ERP disponível no mercado conta com suas próprias funcionalidades e relatórios disponíveis. Na hora de escolher a solução que vai auxiliar sua empresa na gestão, opte pela que resolve os problemas do seu negócio.

Se tratando de controle de estoques, o ideal é que apresente dados importantes para a gestão. Liste quais são as necessidades do seu negócio e depois busque a ferramenta que melhor vai te atender.

Vamos listar alguns relatórios que podem ser encontrados e colocados em prática nas empresas que desejam melhorar sua gestão de estoque:

Relatório de controle de estoque

Este relatório é o mais básico relacionado a estoque, mas nem por isso é o menos importante. Com ele, você consegue verificar as quantidades disponíveis de cada produto, o que ajuda na hora de fazer uma consulta rápida. 

Exemplo: 

Uma escola contatou minha empresa para comprar 10 bolas de vôlei. Para saber se consigo atender a demanda, basta fazer esta busca no ERP. Se as quantidades estiverem corretas no ERP, a empresa já sabe se pode efetuar a venda ou se precisa comprar mais.

Manter as quantidades corretas é essencial. No controle de estoques, é possível incluir lançamentos de entrada, saída ou então balanço para que os estoques sejam atualizados. Através das compras e vendas, as quantidades também são atualizadas no sistema automaticamente.

Controle de lotes e validades

Se sua empresa vende produtos perecíveis, é preciso ter controle sobre as validades dos produtos. 

O uso de um ERP que controla os lotes e validades dos produtos é de grande valia. Na hora de efetuar as vendas, ele informa quais lotes de produtos devem ser enviados antes para os clientes, evitando que você fique com produtos vencidos em estoque, que inviabilizam as vendas.

Giro de estoque

O Giro de Estoque é um relatório que oferece informações importantes sobre produtos que não estão vendendo bem na empresa e também os que mais têm saída. 

É um indicador de desempenho de estoque que informa quantas vezes uma empresa vendeu e abasteceu determinado produto no estoque, em um determinado período de tempo.

Exemplo:

Em janeiro, a empresa tinha 18 bolas de vôlei em estoque. 

O ano passou e foram efetuadas diversas compras desse produto.

Foram realizadas 20 vendas do item durante o ano.

Em dezembro, a loja estava com 12 unidades.

Para saber exatamente qual foi o giro deste produto e para saber se vale a pena investir na compra de mais unidades, são feitos cálculos automáticos no ERP com as informações do exemplo. 

estoque médio - fórmula
giro de estoque - fórmula

O resultado vai indicar se houve um giro normal, baixo ou encalhe dos produtos conforme parâmetros configurados pelo varejista. Ele pode indicar que de 0 a 1 é encalhe, e 1 a 5 é baixo giro e acima de 5 é normal, por exemplo. Isso vai ajudar o setor de compras em sua análise. 

Necessidade de compras

Você sabe qual quantidade de produtos deve ser comprada para suprir as demandas de vendas? É isso que o relatório de Necessidade de Compras oferece.

O setor de compras precisa ficar sempre atento para que não haja ruptura de estoques, ou seja, falta de mercadorias. Além disso, precisa evitar a compra exagerada de itens que não tem muita saída.

Esse relatório indica a quantidade necessária a ser comprada, levando em conta a média de vendas dos últimos meses para fazer uma previsão do que será necessário para os próximos 3 meses. 

É uma forma de fazer compras mais assertivas e evitar o custo de mercadorias paradas em estoque. 

Gestão de estoque para uma operação robusta

O controle de estoques faz parte das operações robustas, bem estruturadas. Ele é fundamental para que os vendedores saibam o que podem oferecer aos clientes e também para que os responsáveis pelas compras saibam o que devem comprar.

Além disso, ao trabalhar com e-commerce, esse controle se torna ainda mais importante. Ao disponibilizar os produtos online, você precisa ter estoque disponível quando um cliente realizar a compra. Caso contrário, a experiência de compra não será legal e você terá perdido tempo e dinheiro atraindo este cliente. 
Mantenha sempre os estoques em dia, e use um ERP para auxiliar nesta tarefa. O Tiny ERP conta com todos os relatórios citados acima e outras funcionalidades que vão te ajudar na gestão. Aproveite, crie sua conta e experimente 30 dias grátis.

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