Trabalhar de casa é uma das medidas necessárias para reduzir a propagação do coronavírus. Conheça ferramentas que ajudarão a executar seu trabalho de onde estiver
A pandemia de coronavírus fez empreendedores de todos os segmentos e tamanhos repensarem estratégias, perspectivas e processos em meio à necessidade de estabelecer medidas de prevenção para conter – ou pelo menos diminuir – o contágio. Mas como manter o funcionamento dos negócios sem abrir mão da segurança em um momento tão delicado? A solução encontrada por alguns profissionais foi trabalhar remotamente.
É possível que ainda restem dúvidas sobre como conduzir a gestão de seus negócios sem sair de casa, mas trabalhar remotamente pode ficar mais fácil com a ajuda de algumas soluções tecnológicas. Confira a seguir dicas de ferramentas para estruturar sua nova rotina profissional – e uma para ajudar no seu desenvolvimento.
1) A comunicação não pode parar
Comunicação é essencial para o andamento de qualquer negócio, e acaba sendo ainda mais importante em momentos de crise como este. Felizmente, a distância já não é impeditiva para conversar com quem precisa. Você pode manter contato com a sua equipe, clientes e fornecedores através dos mensageiros mais conhecidos, como o WhatsApp e Telegram, além de boas ferramentas de áudio e vídeo disponíveis para a realização de chamadas de voz e videoconferências com mais de uma pessoa de forma gratuita. Com canais como o Skype, Asana, Zoom, Slack, Microsoft Teams e Google Hangouts, seus parceiros estão a um clique de distância, mas lembre-se que eles precisam ter o mesmo software instalado em seu dispositivo também. Conheça cada uma delas e escolha a mais adequada às suas necessidades e configurações.
2) Produtividade na quarentena
Quantas tarefas fazem parte do seu dia a dia de negócios? Muitas, não é? Dar conta de responder e-mails, cumprir prazos, realizar pagamentos e organizar o fluxo de caixa, ao mesmo tempo em que se cuida da saúde e acompanha as notícias pode sobrecarregar qualquer um! É aí que entram ferramentas como o Trello. Com foco em produtividade, ele pode ser utilizado tanto por quem tem uma equipe ou trabalha sozinho. A ideia é que você monte um quadro para os seus negócios, e, lá, crie um cartão para cada atividade e os adicione a listas, como “tarefas a fazer”, “tarefas em andamento” e “tarefas concluídas”, por exemplo. Depois, você os deve movimentar de coluna em coluna conforme vá progredindo, até chegar à conclusão de cada um. Para usar em grupo, basta compartilhar o link gerado no momento de criação do quadro. Todos poderão criar e mover os cartões, alterando os status de execução das tarefas e evitando perder qualquer uma de vista.
Outras boas alternativas de ferramentas para a gestão de projetos enquanto você trabalhar remotamente são o Basecamp e o Neotriad, que, similares ao Trello, permitem o compartilhamento de arquivos, a atribuição de tarefas e a definição de seus prazos.
3) Salvar arquivos na nuvem
Deixar seus arquivos sempre acessíveis é fácil! Você tem à disposição soluções eficientes como o WeTransfer, Google Drive, Google Docs e Dropbox para guardar e compartilhar arquivos importantes para o seu negócio de forma rápida. O Google Docs ainda oferece ferramentas similares às do pacote Office, como Word e Excel, e permite que os documentos salvos lá sejam alterados e salvos em tempo real por você e seus colegas. Assim, não existe o risco de perder a versão mais recente de um documento, sem falar no ponto positivo de possibilitar a colaboração mesmo à distância.
4) Para não perder o tempo de vista
Para gestores de equipes, pode ser interessante utilizar uma ferramenta de acompanhamento de horas trabalhadas, como o Toggl. O recurso é uma boa pedida para gerenciar e otimizar o tempo dedicado à realização de cada tarefa e inclui alertas programáveis para quando o período reservado para a execução de um trabalho acabar, além de exportar dados para planilhas e gerar gráficos para consolidar quais demandas levam mais ou menos tempo para ser concluídas.
O gerenciador de tarefas Todoist também é bastante recomendado para quem tem muitas coisas a lembrar e executar. Você pode adicionar, organizar e delegar tarefas de acordo com sua urgência e prioridade, cadastrar trabalhos recorrentes e muito mais.
Por fim, uma alternativa diferente é o aplicativo Pomodone que, como o nome sugere, se baseia na técnica do pomodoro, que fatia tarefas em períodos de vinte e cinco minutos de atenção total e indivisa intermeados por descansos de cinco minutos. A cada quatro ciclos de trabalho e relaxamento, você pode descansar por vinte ou quarenta minutos ou até uma hora, de acordo com as suas necessidades ou as da entrega. O app automatiza essa contagem de tempo para você, permitindo que você foque totalmente no desenvolvimento do trabalho.
5) Sem scanner em casa? Sem problemas
Sempre existe a chance de você precisar digitalizar um documento para enviar. Mas e se não tiver um scanner em casa? Não se preocupe: o CamScanner, disponível para celulares e tablets, resolve esse problema de forma rápida, gerando um arquivo de imagem ou PDF com muita qualidade e sem complicação, pronto para ser enviado digitalmente.
6) Assine embaixo, mesmo de casa
Pode ser que, neste período de isolamento social, você tenha que assinar um documento importante. Para não depender dos Correios, nem precisar encontrar com a outra parte, conte com ferramentas como o DocuSign ou ClickSign, que permitem que você assine e envie contratos com segurança e validade jurídica.
7) Aprendizado à distância
Conhecimento é sempre bem-vindo! Aproveite momentos em casa para aprender cada vez mais: instituições e plataformas como Harvard, Fundação Getúlio Vargas, Coursera, Veduca, Udemy e LinkedIn disponibilizaram diversos cursos gratuitos que contribuirão muito para o seu desenvolvimento.
Aproveite os benefícios trazidos pela tecnologia para você trabalhar remotamente e cuide da gestão do seu negócio com segurança.
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